Hvis din klub håndterer personfølsomme oplysninger på spillere, skal datoen 25. maj 2018 være øverst på din liste. En ny persondataforordning træder i kraft og det betyder hidtil usete krav til hvordan klubben håndterer, beskytter og bruger spillernes personlige oplysninger. Her er en beskrivelse af reglerne og hvordan de vil få betydning for din klub. Vi har også lavet en guide til, hvordan eye4talent kan hjælpe jeres klub med at overholde kravene i forordningen.

Hvis jeres klub ikke allerede har eye4talent så kontakt os på info@eye4talent.com eller tlf. 31 36 25 79

Om GDPR

Den 25. maj 2018 træder EUs persondataforordning i kraft. Det går også under navnet General Data Protect Regulation (GDPR) og det stiller store krav til klubbens håndtering, beskyttelse og benyttelse af persondata.

Formålet med persondataforordningen er at styrke sikkerheden og beskyttelsen af borgernes persondata i hele EU og dermed skabe større harmoni mellem de enkelte landes databeskyttelseslove.
Persondataforordningen vil erstatte det nuværende EU databeskyttelsesdirektiv og dets nationale love, herunder i Danmark den eksisterende persondatalov.

eye4talent opfylder i dag alle gældende regler for beskyttelse af persondata og alle services udbudt af eye4talent vil naturligvis også leve op til de skærpede krav, der indføres når Persondataforordningen træder i kraft d. 25. maj 2018.

Konsekvensen af forordningen og de nye regler er ret konkrete og man er i princippet lige så ansvarlig for omhyggeligt at implementere GDPR som store virksomheder. Forskellen er blot, at man ikke kan forvente, at klubben har ressourcer til at involvere eksterne parter til at kontrollere overholdelsen og ofte kun har begrænsede ressourcer og i mange tilfælde også frivillige til at få udført arbejdet.

Data på jeres spillere er en central del af klubbens talentudvikling og medlemspleje

Lovgivning som f.eks. GDPR skal naturligvis ikke gå ud over klubbens arbejde, som automatisk medfører at man løbende indsamler oplysninger til at kommunikere med spillere. Faktisk er opdaterede oplysninger en forudsætning for aktiv og målrettet kommunikation om aktiviteter og klubbens liv. Formålet med denne artikel er at hjælpe dig med at fortsætte jeres arbejde i klubben og samtidig overholde de nye krav, så du kan fokusere på det vigtigste; dit arbejde i klubben og arbejdet med talentudviklingen.

eye4TALENT er bygget til at understøtte klubbens liv og vækst og det indebærer også at GDPR skal overholdes. Indsamling af oplysninger om spillere er et naturligt resultat af klubbens arbejde og vi hjælper dig med at behandle dem på en let, sikker og korrekt måde. På den måde kan du og resten af klubben undgå at bekymre jer om de nye og komplekse regler. Vi forsøger som altid at understøtte jeres fokus på talentudvikling bl.a. ved at spille ind i med smart teknologi i de processer I allerede gør hver dag.

eye4TALENT passer på klubbens data

For at sikre fuld overensstemmelse med den kommende Persondataforordning har vi gennemgået eye4TALENT eksisterende processer og sikkerhedsprocedurer.

I forlængelse heraf vil der komme en ny databehandleraftale, der skal underskrives af alle nye såvel som eksisterende kunder.

Som en del af denne aftale garanteres det, at også vores underbehandlere (subcontractors, red.) opfylder deres forpligtelser til databeskyttelse. For at sikre det højeste niveau af personbeskyttelse benyttes Microsoft Cloud (Azure) som underdatabehandler, der er blandt de førende på datasikkerhed i verden. Microsoft benytter kun autoriserede underleverandører, og dem kan du kan se på listen her.

For at sikre, at spillernes data beskyttes bedst muligt, krypteres alle opbevarede dokumenter og al kommunikation til og fra eye4TALENTs server(e) efter gældende krypteringsstandarder. Derudover er der processer på plads, der tilsikrer, at kun enkelte, autoriserede eye4TALENT medarbejdere, kan tilgå personoplysninger i overensstemmelse med retningslinjerne for behandlingen af personoplysninger.

Kort sagt… Er man bruger af eye4TALENT, kan man være helt rolig for, at data opbevares og håndteres 100% sikkert. Det gælder såvel i dag, som i morgen og efter 25. maj 2018.

Sådan hjælper eye4TALENT

GDPR introducerer en stor udfordring for klubber med en risiko for at sanktionere klubber, som ikke overholder forordningen. Ved at vælge en integreret løsning målrettet klubbens talentarbejde som f.eks. eye4TALENT kan vi hjælpe dig med at overholde lovgivningen.

For at hjælpe med den overvældende mængde af juridiske og tekniske informationer har vi forberedt en checkliste, som du kan arbejde med. Vi har også sat os godt ind i GDPR og er tilgængelige hvis du har spørgsmål på support@eye4talent.com eller tlf. 31362579.

En GDPR-checkliste til klubben fra eye4TALENT

1. Databehandleraftale

Som klub er I også dataansvarlige og det er et krav, at I har en databehandleraftale med jeres softwareleverandører – som er den dataansvarlige. eye4TALENT er en integreret løsning, så I skal kun have én aftale med os, hvorefter vi garanterer at have aftaler med vores underleverandører. I løbet af andet kvartal 2018 kommer vi til at tilbyde vores kunder en gratis databehandleraftale tilpasset klubbens behov og vi sørger for, at I overholder forordningen uden at skulle involvere jurister selv.

2. Adgangs- og rettighedskontrol

eye4TALENT tilbyder allerede en detaljeret adgangs- og rettighedskontrol, som hjælper jer med at have kontrol over jeres data. Klubben bestemmer kort sagt hvilke data den ønsker at dele og med hvem.

3. Data ejes af spilleren, ikke af klubben

Retten til at blive glemt

Selvom spilleren har givet jer tilladelse til at bruge deres oplysninger har de stadig ret til kontrol, herunder til at blive glemt igen. Hvis du sletter en spiller i eye4TALENT kan vedkommende findes igen fra vores backup. Men du kan blot skrive til os på support@eye4talent.com, hvis en spiller ønsker at blive glemt (slettet permant). Vi vil derefter obfuskere vedkommende og det vil heller ikke kunne genskabes fra vores backup.

Se alle dine oplysninger

eye4TALENT kan allerede i dag give dig et overblik over alle de oplysninger der er gemt på spilleren. Denne data vil blive stillet til rådighed via en sikkert login via vores SpillerUnivers. For at gøre det let for spilleren selv at se, hvilke oplysninger klubben har på vedkommende, kan spilleren tilgå sin egen profil i eye4TALENT. Det giver kontrol til spilleren og evt. forældre, som derefter kan bede om at få noget ændret eller fjernet – og det er naturligvis beskyttet af login og adgangskontrol.

Opdaterede og korrekte data

Det er allerede let og enkelt at opdatere og tilsikre, at oplysninger på spilleren er opdateret. Det sker ved de unikke profiler der går igennem eye4TALENT’s universer herunder SpillerUniverset. Her kan  klubben både oprette og vedligeholde oplysninger om spilleren. Det er en vigtig del af GDPR at have de korrekte data og det gør vi let for jer.

6. Tilladelse

En grundsten i GDPR er at gøre det let for en person at forstå, hvad de har givet tilladelse til. Når en spiller får adgang til eye4TALENT enten som 4PLAYER BASIS  (gratis) eller 4PLAYER PRO (betalt) bliver personen og eller forælder/værge allerede bedt om give samtykke. Det gælder både generelt ift. at acceptere brugervilkår (terms) og specifikt ift. samtykke hvis spilleren er under 16 år ift. betaling for services.

6. Dobbeltilladelse og vedligeholdelse af oplysninger

Derudover kommer vi med en smartere måde at give spilleren mulighed for at opdatere sine egne oplysninger og evt. forælderoplysninger.

Har du brug for hjælp eller rådgivning?

Vi er her for at hjælpe jer med at blive klar til GDPR ruller ud.

Hvis I ikke allerede har startet med implementeringen anbefaler vi jer at komme i gang hurtigst muligt.

Vi er tilgængelige med spørgsmål og rådgivning. Send os en e-mail på support@eye4talent.com eller ring tlf. 31362579.